از مهم ترین و اساسی ترین نکات ایجاد و راه اندازی یک کسب و کار، مدیریت و ثبت اطلاعات مالی مانند هزینه های ورودی و خروجی است. از همین روی، در وهله اول انتخاب و به کارگیری یک نرم افزار حسابداری حرفه ای، از ملزومات مدیریتی برای مشاغل، کسب و کارها، سازمان ها و شرکت های مختلف است. همانطور که ابعاد یک تجارت و شرکت گسترش می یابد، داده های مالی آن نیز پیچیده تر می شود و برای انطباق با داده های پیچیده مالی، صاحبان مشاغل باید فراتر از یک سیستم حسابداری ساده فکر کنند. راه حل این موضوع، نرم افزارهای مختلف حسابداری است. برنامه ها و نرم افزار های حسابداری بسیار کاربردی مختلفی وجود دارند که طراحی بسیار حرفه ای داشته و می توان با استفاده از آن ها حساب ها و امور مالی یک کسب و کار را مدیریت و بررسی کرد. در ادامه این مطلب از پی فا، به معرفی 5 برنامه کاربردی در حوزه مالی، ویژگی ها و مزایا و معایب آن ها پرداخته ایم.
برنامه های کاربردی مالی
1- هلو
اولین مورد از نرم افزارهای حسابداری کاربردی، برنامه هلو است که یک برنامه کاربردی حوزه مالی محسوب می شود و توسط برنامه نویسان حرفه ای و مجرب شرکت های طرفه نگار، ساخته شده است. برنامه هلو به دلیل ویژگی هایی که ارائه می دهد، از محبوبیت بالایی برخوردار است. یکی از مهم ترین ویژگی ها، پشتیبانی کردن از بیش از ۲۰۰ گروه شغلی متنوع و مختلف است. نرم افزار هلو به شکل تک کاربره و شبکه ای ارائه شده و حدود ۵۰۰ نمایندگی در کل کشور دارد. این نرم افزار حسابداری را می توان از اولین و قدیمی ترین نرم افزارهای حوزه مالی تحت ویندوز معرفی کرد که سه دسته از محصولات اصلی شرکتی، فروشگاهی و تولیدی را شامل می شود. مزایای نرم افزار هلو عبارت است از:
انعطاف پذیری بالا، امکان اتصال به تجهیزات سخت افزاری فروشگاهی مختلف مانند دستگاه پوزهای فروشگاهی و بارکدخوان ها، ارائه خدمات اختصاصی برای مشاغل و کسب و کارهای مختلف، دارا بودن قابلیت Fast mode و حذف منوهای بدون کاربرد به وسیله آن، صدور اسناد به صورت کاملا اتوماتیک، رابط کاربری آسان و ساده و…. از معایب این نرم افزار هم می توان به عدم قرارگیری منظم و اصولی سر فصل های حسابداری اشاره کرد.
2- سپیدار
نرم افزار حسابداری سپیدار توسط شرکت همکاران سیستم که از شرکت های به نام و معتبر حوزه نرم افزاری در ایران است طراحی و عرضه شده است. نرم افزار حسابداری سپیدار را می توان یکی از قدیمی ترین نرم افزارهای حسابداری معرفی کرد که با اجرای یک سیستم مالی یکپارچه و کاربردی توانسته است به محبوبیت و اعتبار بسیار زیادی در میان شرکت ها و مشاغل مختلف دست یابد. قابلیت و ویژگی که نرم افزار سپیدار را از دیگر سیستم های نرم افزاری متمایز می کند، قابلیت و ویژگی یکپارچگی و همگام شدن با نرم افزار CRM و ارائه پشتیبانی کاملا رایگان به مدت یک سال است. مزایای نرم افزار سپیدار عبارت است از:
امکان ثبت سفارش و صدور آن، ثبت کردن دستمزد و حقوق کارکنان، ارائه پشتیبانی قوی، امکان قیمت گذاری کالاهای موجود در انبار، امکان دسترسی برای همه کاربران، نصب و رابط کاربری بسیار آسان و ….
دارا بودن سرعت پایین و مناسب نبودن آن برای مشاغل و کسب و کارهای بزرگ، از معایب این نرم افزار حسابداری محسوب می شود.
3- فرداد
سومین مورد از ۵ برنامه کاربردی مالی، نرم افزار فرداد است که از مناسب ترین و بهترین نرم افزارهای حسابداری برای کسب و کارهای کوچک است. این نرم افزار که به وسیله شرکت آرین سیستم طراحی و عرضه شده است، با ارائه خدمات در حوزه های مختلفی مانند پیمانکاری، بازرگانی و تولیدی، در راستای حمایت و پشتیبانی از کسب و کارهای کوچک فعالیت می کند. این نرم افزار به دلیل یکپارچگی و قابلیت های کاربردی مختلف، به محبوبیت فراوانی دست یافته است. مزایای برنامه حسابداری فرداد عبارت است از:
امکان به کارگیری به شکل شبکه ای و یا تک کاربره، امکان تعریف چند کاربر به صورت هم زمان، نصب رایگان و آسان و مدیریت و کنترل اطلاعات به صورت کامل در یک دیتابیس. ویژگی منفی این نرم افزار نیز، عدم وجود نسخه فروشگاهی آن است.
4- تدبیر
یکی از نرم افزارهای حسابداری مهم، نرم افزار تدبیر است که برای اولین بار بیست سال پیش توسط شرکت پردازش موازی سامان برای شرکت های معتبری مانند گلدیران و سام سرویس طراحی و عرضه شد. این نرم افزار در کشورهای دیگری چون امارت متحده عربی، افغانستان، ازبکستان و تاجیستکان نیز راه اندازی و توسط شرکت ها نصب شده است. در ایران نیز بیش از ۵۰۰۰ نسخه از این نرم افزار توسط موسسات مختلف خصوصی و دولتی به کار برده شده است.
تدبیر نیز مانند نرم افزار سپیدار با سیستم CRM پیام گستر همگام شده است.
مزایای نرم افزار حسابداری تدبیر عبارت است از:
رابط کاربری بسیار ساده، امکان تعریف شرکت ها به تعداد نامحدود، امکان چاپ اطلاعات در همه فرم های سیستم بدون اتلاف وقت، امکان مشاهده تمامی سرفصل ها و چاپ آن ها و ارائه پشتیبانی به مدت ده روز پس از پایان قرارداد. معایب این نرم افزار نیز شامل ضعف در آپدیت کردن نرم افزار و وجود نقص و مشکل در Cod Page و ورود و خروج اطلاعات است.
5- محک
آخرین مورد از ۵ برنامه کلیدی مالی، نرم افزار حسابداری محک است که از شرکت های موفق است و از ده سال پیش فعالیت خود را در این حوزه آغاز کرده است. رابط کاربری آسان و ساده و ارائه یک برنامه تخصصی برای اصناف و مشاغل مختلف، از قابلیت هایی است که منجر به محبوبیت این نرم افزار شده است. علاوه بر این، این نرم افزار سه بسته فروشگاهی، شرکتی و تولیدی را نیز در سطوح مختلف و مطابق با نیاز، ارائه می کند. دقت و امنیت نرم افزار محک بسیار بالا بوده و از بروز مسائلی چون خطای انسانی در محاسبات جلوگیری می کند. مزایای نرم افزار حسابداری محک عبارت هست از:
امکان مدیریت و طبقه بندی آسان حساب ها، کنترل کلی عملیات مرتبط با خرید و فروش، انجام محاسبات مرتبط به حقوق و دستمزد کارکنان، به روزرسانی مداوم نرم افزار، رابط کاربری منحصر به فرد، دقیق و کارامد در عین سادگی و زیبایی و ارائه خدمات و برنامه های اختصاصی برای مشاغل مختلف کوچک و بزرگ. معایب این نرم افزار نیز شامل گزارش دهی پیچیده و دشوار و ایجاد مشکل در صورت افزایش اسناد، است.
مزایای استفاده از برنامه های حسابداری
نرم افزار حسابداری ویژگی های زیادی را برای بهینه سازی یک کسب و کار ارائه می دهد، از ارائه صورتحساب اولیه گرفته تا محاسبات مالیاتی و مدیریت پروژه. نرم افزار حسابداری ابزاری ضروری برای داده های مالی کسب و کار و مشاغل است. همچنین به مدیریت مشتریان، تطبیق حساب های بانکی و ایجاد گزارش های مالی و در نهایت رشد هموار و مستمر یک کسب و کار کمک می کند. در ادامه، برخی از مزایای استفاده از برنامه های حسابداری بیان شده است.
- ارائه صورتحساب
ارائه صورتحساب از امور ضروری تجاری و منبع اصلی جریان نقدینگی یک کسب و کار است. مدیریت فاکتورها به صورت کاغذی امری بسیار خسته کننده، زمان بر و مستعد خطا است. ایجاد فاکتورهای فیزیکی برای هر مرتبه خرید مشتری امکان پذیر نبوده و ردیابی فاکتورها و یادآوری پرداخت های معلق به مشتریان بدون وجود یک نرم افزار حسابداری نیز دشوار است. نرم افزار حسابداری به طور موثر به این مسائل رسیدگی می کند و ویژگی هایی را در اختیار شما قرار می دهد که بررسی صورتحساب را آسان می کند. با یک برنامه حسابداری، می توان تمام صورت حساب های پرداخت نشده را ردیابی کرده و از پرداخت های اشتباه نیز جلوگیری کرد. - تسویه حساب بانکی
تطبیق بانکی ویژگی اصلی حسابداری یک کسب و کار است که نرم افزار آن را ساده می کند. اتصال حساب بانکی خود به نرم افزار حسابداری به طور مستقیم به افراد این امکان را می دهد تا صورتحساب ها را به طور خودکار در حساب های خود مدیریت کنند. می توان معیارهای سفارشی و قوانین بانکی را در نرم افزار حسابداری تنظیم کرد و تراکنش های بانکی وارداتی را نیز به صورت خودکار دسته بندی و مطابقت داد. هنگامی که تراکنش ها مطابقت دارند، تنها باید آن ها را تأیید کرد تا حساب ها تطبیق داده شوند. - جدول زمانی و مدیریت پروژه
یک برنامه حسابداری قدرتمند باید دارای یک جدول زمانی باشد تا به صاحبین کسب و کار کمک کند بر اساس زمانی که برای یک پروژه صرف کرده اند، از مشتریان هزینه دریافت کنند. جدول زمانی همچنین کمک می کند موارد مختلفی از پروژه ها، از بودجه بندی گرفته تا زمان ثبت نام و صورتحساب مشتریان را مدیریت کرد. استفاده از نرم افزار حسابداری برای ثبت زمان صرف شده برای انجام وظایف به افراد کمک می کند تا از پرداخت بیش از حد و یا کم بودن صورت حساب مشتریان جلوگیری کنند. علاوه بر این، پس از تکمیل پروژه، جدول زمانی کمک می کند تا میزان ساعات واقعی کار خود را با بودجه اصلی خود مقایسه کنید تا بتوانید در پروژه های بعدی، مدیریت و برنامه ریزی بهتری داشته باشید.
